Filing hati. Jinsi ya faili hati?

Kabla ya kujiunga na nyaraka zinazohitajika Marafiki uhakika zaidi na idadi kubwa ya maelekezo muhimu kuhusu masuala ya hati na kumbukumbu za usimamizi. kanuni hizi - ni ngumu na ina idadi kubwa ya maelezo ya mbalimbali ndogo na nuances. Jinsi ya pindo nyaraka kona? Hiyo ina orodha masharti? Naweza kushona uhasibu nyaraka termoperepletnoy mashine? Wanaoanza ukarani mfanyakazi una kitu cha smash kichwa chake.

Pushover?

Kwa mtazamo wa kwanza, utaratibu wa usajili wa kesi na kuweka katika archive rahisi sana, lakini mazoezi inaonyesha kinyume. Katika kesi ya ukiukaji wa yoyote ya sheria za taasisi ya ofisi itakuwa kukataa kukubali biashara-karatasi, na wewe kuwa na kuanza kazi tena. Kama hali hiyo imetokea katika maisha yako, soma makala yetu - sisi kujaribu kutatua tatizo hili.

Nyaraka nini sutured? Je, kuna kanuni zozote ambapo utaratibu huu ni umewekwa? Ndiyo, na wao ni wengi. Sisi ni kuzungumza hasa kuhusu mapendekezo kimbinu juu ya usimamizi kesi, ambayo walikuwa kupitishwa Desemba 2009, utaratibu wa Jimbo Archive. Kwa upande wake wa pili - katika GOST 51141, wenye lengo la kuhifadhi kwenye kumbukumbu za biashara na ofisi ya usimamizi na zenye ufafanuzi muhimu na masharti. Aidha, kuna kanuni za kisheria, kwa mujibu wa ambayo msalaba-zilizounganishwa nyaraka.

Hebu tuanze na cover

Kama ukumbi huanza na hanger, kisha utaratibu wetu - si tu kwa cover. Na uchaguzi wa mbao "ukoko" - moja ya majukumu ya kwanza katika mchakato wa "ufungaji" ya hati. Kwa mtazamo wa kwanza, huwezi kupata tofauti kati ya aina nyingi zilizopo. Lakini kuangalia kwa karibu zaidi, unaelewa kuwa cover ni kawaida, zisizo za kawaida, na zinatumika kwa ajili ya kuhifadhi kwa muda mrefu.

Mara nyingi unaweza kufikia kiwango cover format 229h324 mm. Ni kutumika katika kesi zote ambapo sampuli ukubwa stapled karatasi. Kama kwa sababu baadhi hati ina haki maalum na kuonekana ya vigezo, inahitaji zisizo za kawaida tofauti jalada. Nenda kwenye mwisho akili huamini kwamba ambayo hati zimehifadhiwa miaka 25 au zaidi.

Chini ya sheria, inashughulikia kama ni alifanya tu kutoka mbao imara kutokana na maisha muhimu ya kazi. Hatua zichukuliwe ili kulinda hati ya aina sahihi na uwepo wake kwa ajili ya matumizi ya baada ya kipindi kubwa ya muda. Nyaraka lengo kwa ajili ya utoaji katika Jimbo Nyaraka, kuhifadhiwa katika cover alifanya ya nyenzo kama vile asidi ya bure kadi.

Hebu majadiliano juu ya idadi ya karatasi

Kabla faili sahihi hati nyuzi, yote ambayo wanatakiwa kuongezwa katika mlolongo sahihi. Kisha idadi yao utaratibu walifanya kwa kalamu rahisi ya kawaida. utawala kuu ni - ni idadi ya orodha badala ya kurasa hati. Kiarabu numeral yapo katika kila karatasi katika kona ya juu kulia. Aidha, alama yetu hautakiwi "kutambaa" juu ya maandishi. By idadi ya karatasi haitumiki nyaraka hesabu.

Nini mambo ya siri zipo katika nambari? Kama idadi ya nyaraka huru-jani ni pamoja mbili au baadhi vile, kwanza enumerated na bahasha, kisha kugeuka - kila iliyoingia katika karatasi yake. Kama idadi ya vipande zinazoingia - zaidi ya 250, alifanya kugawa ndani kiasi cha wengi. Na kila mmoja wao ana nambari yake mwenyewe.

Ndani ya biashara nyaraka archive vinaweza kuwepo, ambayo wenyewe tofauti idadi yao ukurasa, kwa mfano, uchapishaji wa magazeti. Hata hivyo, usindikaji kesi katika nyaraka, wao enumerated na, miongoni mwa wengine, bila kusumbua ili jumla.

Kama orodha nested ni format kubwa, ni aliamua kupanua na tarakimu katika kona ya juu ya haki. Itatolewa bure upatikanaji wa maandishi. Kama yoyote ya karatasi pasted vipande vya haiwezekani ya kujitenga yao, yote ya pakiti hii ni nambari kama moja. Katika hali hii, ni uhakika wa kukusanya hesabu ya kila mmoja wa vipande glued, ambayo ni ya nyuma au kwenye nafasi ya bure. ishara ya hati pasted wa uhakika lazima kwa maandishi au kwa maelezo ya hesabu jumla ya kuonyesha jina. Mara nyingi uwekezaji huu ni hundi mpiga, taarifa au picha.

Marekebisho ya hitilafu na orodha ya nyaraka

Katika kesi wakati katika kipindi cha uendeshaji kuruhusiwa baadhi makosa si kubwa sana (kwa mfano, skipped jozi ya shuka) badala ya safu nzima tena renumbering unaweza kutumia barua wajibu. Katika hali hii, idadi katika karatasi nyingine si iliyopita. Kutokomeza makosa hayo inawezekana tu juu ya mkataba na wafanyakazi kumbukumbu. Hitilafu wanaona pato, hati utahesabiwa tena. namba zamani wakati kuvuka nje kama upole kama inawezekana na kuweka chini mpya. Katika hali hii, wakati sasisho idadi yao tena madai ya uandishi wa uhakika.

Bila hesabu huna archiving haitakubaliwa. maelezo yaliyomo ndani yake, kwa jina la hati, tarehe ya kuchora, ufafanuzi na moja kwa moja meza kuonyesha idadi Serial ya karatasi, idadi ya maelezo na (ikiwa inahitajika). Kukamilika taarifa zote kuhusu idadi ya hati katika mfumo wa idadi, maneno kurudiwa, basi kila countersigned na Katibu na Jina la maelezo

Jinsi ya faili hati thread

Kwa kuwa utaratibu crosslinking inapaswa kuhakikisha kuwa vifaa vyote muhimu na zana popote ulipo. Mbali na biashara zao wenyewe haja awl, sindano, mbao kwa hati ya kufungua na nyuzi maalum. Kama mwisho stocking benki Twine, kali au proshivnymi thread L-210. aina ya Mwisho kutumika kwa ajili ya mahitaji ya ofisi mara nyingi zaidi.

Katika mwanzo wa hati ni kuondolewa kutoka sehemu yoyote karatasi au vitu vingine chuma, basi shuka kesi ni laini nadhifu stack. Upande wa kushoto katika uwanja nafasi ni tatu-shimo sindano au sindano. Nafasi yao katika katikati ya nafasi bora bure lengo kwa indentation kushoto, yaani umbali wa moja na nusu sentimita. Uchunguzi huu ni muhimu - kwa sababu vinginevyo baada ya kufungua jalada la hati wao itakuwa vigumu kusoma.

Tips kwa urahisi

Kama mashimo na pembe laini kwa ajili ya wewe muhimu, kuchukua shimo ngumi. Lakini kumbuka kuwa karatasi sana ni "mgumu sana". Kuhakikisha kuwa mashimo yote matatu walikuwa ziko katika urefu usawa na spaced mbali na umbali wa 3 cm. Wastani wao akianguka juu ya katikati ya ukurasa.

Kuzuia uharibifu wa karatasi cover na kuanguka kwa biashara ni mara nyingi ilipendekeza kuweka mbele na nyuma kumulika kuimarisha mbao vipande. Kupitia zitarukwa mnyororo. Normal ukubwa wake - cm 70, lakini katika kila kesi inategemea unene wa stack ..

Kama kumchoma shimo 3

Hapa ni maudhui ya algorithm hii hati ya kufungua. Kwanza, sindano ni kupita kwa njia ya katikati ya apertures, pamoja na nyuma ya mwisho wa thread bado. Ikifuatiwa vdet juu ya shimo yake. Matokeo yake, mwisho wa stack kuonyeshwa kwenye mauzo kushonwa karatasi. sindano huvutwa kupitia chini ya mashimo na kuteka kamba upande wa mbele. Kisha tena saza sindano katika shimo katikati. Hivyo thread yetu ilikuwa inayotolewa kwa njia ya mashimo zote muhimu, na baada ya pande zote mbili ni akafunga kwa nyuma ya hati fundo imara. Kubakia mwisho urefu wa juu 5 cm.

Moja kwa moja kwenye mkutano ni glued kipande cha karatasi kwa maneno ya uhakika. Hapa chini tunaangalia teknolojia ya uzalishaji wake.

hati inaweza kushonwa na kwa 4 mashimo. Jinsi ya kufanya hivyo? utaratibu si ngumu. mashimo minne ngumi wima symmetrically kwa utaratibu kwenye mhimili wa kawaida. Kuondoka mkia thread upande nyuma ya ufunguzi wa kwanza, kufanya stitches firmware kisha kufunga ndoa kama ilivyoelezwa hapo juu. Programu dhibiti lazima kurudiwa mara mbili ili kuhakikisha durability na kuegemea.

ya uandishi uhakika

hatua ya pili baada ya nambari na programu dhibiti - usambazaji wa biashara yetu ya uandishi wa uhakika. Ni kitu gani? Hii sticker ukubwa 4x6 cm na maandishi "strung pamoja na idadi ya karatasi ..." (idadi yao ni unahitajika kwa idadi, na maneno). inasema zaidi nafasi ya mfanyakazi, tafadhali hati tarehe na saini ya binafsi. Kama unataka muhuri vyeti, ni lazima pia alibainisha. uandishi ni glued juu ya nodi amefungwa us tips ya filaments ambayo katika kesi hii ni lazima kusalia bila malipo. Signature kusababisha mwisho wa utaratibu, wakati gundi umekauka. Hii inafanyika ili kuzuia kutoka kueneza. Uchapishaji (kama ipo) dogo sehemu ya karatasi sehemu ya studio yenyewe.

Na tu baada ya mpango huo kuunganishwa, kuhesabiwa, muhuri saini na muhuri, inaweza kutumwa kwa kumbukumbu.

Unywaji wa uandishi uhakika ina kuwa kubwa na kwa makini. Ilikuwa yeye - kumbukumbu ushahidi wa kesi kinga. Katika kesi ya ukiukaji wa uadilifu wake au hati upendeleo haiwezi kukubaliwa kudhibiti vyombo, au labda changamoto yake mahakamani.

Nini na kwa nini anayekata

Ni lazima nyaraka zote stapled, kutokana ya kuwasilisha katika kumbukumbu au katika yoyote ya miili ya ukaguzi ambayo mamlaka ya kodi, mfuko wa pensheni na wengi vile. Huwezi kupiga nyuma nyaraka glued au stapled kutumia stapler. Kama tayari alibainisha, katika kesi ya kesi zisizo kulingana hiyo wewe tu si kukubali.

taratibu kama ni chini hasa hati mali wafanyakazi na uhasibu. Wale ambao wamemaliza usindikaji wa mwaka mmoja baadaye itakuwa zilizoingia katika kumbukumbu ya shirika au biashara. maalum taasisi nyaraka kusambaza kesi na kipindi cha awali ya kisheria retention. Ni kuamua na sheria, kulingana na aina ya hati. Kwa mfano, miaka 75 wanatakiwa kuweka rekodi notarial, vitabu na nyaraka za akaunti ya kiuchumi ya wafanyakazi habari.

maisha ya rafu ya michoro ya usanifu ni ndogo sana - na umri wa miaka 20 tu. Picha nyaraka alifanya kutunza miaka 5. taasisi nyaraka itakuwa zilizoingia katika kesi ya makampuni ya umma au ya binafsi. jukumu la watendaji yeyote asiye wa hali - kuhitimisha na huduma Shirikisho nyaraka ya mkataba huu.

Ikumbukwe kwamba haki firmware hati ina mfanyakazi mmoja tu, aliye na wajibu huu yameandikwa katika maelezo ya kazi. Kwa upande wa hati za ubora kiwanja inatoa baadhi ya vikwazo, hasa katika kesi ya mabadiliko au ukosefu wa kurasa fulani muhimu.

Turudi kwa teknolojia Binder

hapo juu ilivyoelezwa msalaba-kuunganisha mbinu ni mzuri kwa ajili ya wote Backup na ukaguzi kodi. Lakini kufungua jalada la hati ya uhasibu, kuhifadhiwa kwa muda mrefu (zaidi ya miaka 10) lazima zitakuwa na nguvu - mara nyingi tarehe 5 mashimo. Wa uhakika uandishi ni kufanywa juu ya karatasi maalum tishu, ili wazi wazi sticker iko chini ya kitengo na hakuna shaka kuhusu uadilifu wa hati.

Kama hali ya ofisi ya shimo ngumi za kawaida vya punchers, basi, kama ni lazima, kutoa kiasi kikubwa cha nyaraka karatasi (kwa mfano, katika uchapishaji) kutumia vifaa vya kitaalamu katika mfumo wa mashine ya kuchimba au mashine ya kisheria. njia kama una uwezo mkubwa na inaweza kuwa ama mkono kuendeshwa na vifaa na gari umeme.

utaratibu mashine

msingi wa mifumo hii au mashine - njia classic ya kutumia chemchem. Kama mashine ya jalada ni vifaa na kifaa kwa ajili ya utoboaji. Utaratibu mwingine wa hati juu ya skewer spring ya plastiki, baada ya hapo juu na chini ya kitengo aliongeza kadi au inashughulikia plastiki.

faida ya kisheria mashine uwezekano wa bonding nyaraka kubwa sana. unene wa kuzuia inaweza kuwa hadi kurasa 500. Na pia - uwezo wa kufuta au kuongeza kurasa na karatasi tayari kufungwa hati. hasara ni kubwa kabisa, na utata ni si kubwa mno nguvu.

Kama jalada mashine kwa hati ya kufungua vifaa na chuma chemchem, ambayo ni kuweka hatua fulani na ngumi mashimo, kwa mtiririko huo, kwa hiyo, karatasi vitalu huvaliwa pua rahisi spring, ambayo ni kisha USITUMIE na imefungwa. Manufaa ya vifaa na chuma chemchem - zaidi presentable mwisho fomu na kuboresha kuegemea ikilinganishwa na kufungwa kwa chemchem plastiki. Lakini wakati huo huo kuingiza au kuondoa karatasi bila uharibifu haiwezekani.

Mbali na spring, kuna vifaa zinazoendeshwa kwa kanuni ya kisheria kwa kuchana plastiki, ambayo meno curl. Kuna pia lazima kwa ond, familiar kwetu katika dawati kalenda, madaftari na shajara. Baada kuchomwa mashimo ndani yake jeraha ond (3-4 zamu manually, nyingine moja kwa moja).

Maendeleo hana msimamo bado

Ni nini mafuta kisheria? Ni mashine ya kisasa kwa hati ya kufungua, ambayo inaweza kuwa haraka na wao uhusiano zisizo lossna. Pamoja na mashine ya termoperepletnyh unaweza kukamilisha idadi kubwa ya vifaa, ikiwa ni pamoja na kuandaa nakala ya mtu binafsi. lahaja hii hasa yanafaa pepe ripoti, mikataba na vifaa vya matangazo.

Kazi ya mashine ya aina hii kwa kutumia kisheria termokoreshkov na termooblozhek kuwa rangi tofauti na ukubwa. Kulingana na idadi ya karatasi kuchaguliwa kesi termooblozhka unene fulani, basi kwa pamoja kuwekwa katika mashine. upande wa ndani wa jalada mwisho fluff safu ya adhesive polymeric. mashine zinazotolewa na kipengele joto ambayo polymer ni melted na karatasi zote ni muhuri katika safu ya joto.