Nyaraka Electronic kati ya mashirika: jinsi gani kazi?

Udhibiti Electronic hati (EDM) - njia ya haraka ya kushiriki habari kulingana na matumizi ya hati za elektroniki kwa saini pepe. Yeye kwa muda mrefu tangu kutambuliwa katika nchi zilizoendelea duniani kama chombo madhubuti kwa ajili ya biashara kazi.

moyo

Nyaraka Electronic kati ya mashirika - seti ya michakato ya kuunda, usindikaji, utawala, uhamisho, upatikanaji, matengenezo, matumizi na uharibifu wa hati. taratibu hizi zote ni kufanyika baada ya kuangalia uadilifu na uthibitisho ya kupokea hati.

Kanuni za mzunguko hati kati ya taasisi za kisheria unafanywa na makubaliano ya vyama. kubadilishana taarifa unafanywa kwa njia ya vifaa vya mawasiliano ya simu, na hati zimehifadhiwa kwenye vyombo vya habari ya elektroniki. Shelf maisha ya taarifa ya uhasibu haipaswi kuzidi yale ni kuweka katika ngazi ya ubunge.

Mashirika wanaweza kuwasiliana na wengine hati kila rasmi na usio rasmi na saini ya washiriki. Katika sekta ya biashara hii ni kama: ankara, mikataba, ankara, mikataba, mikataba, maagizo, matangazo, nguvu za wakili, nk Taarifa huweza kuambukizwa katika mfumo wa maandishi, tabular na faili graphic.

Madhumuni ya kuanzishwa kwa EDI

sharti kwa ajili ya kuanzishwa EDI inaweza kuwa:

• kupunguza kazi za kawaida,
• kupunguza upotevu wa hati;
• "Uwazi" kazi na hati;
• kuongeza nidhamu ya utendaji - kutoa taarifa ya nyaraka ndani ya muda maalum, nk ...

Miongoni mwa malengo ya upimaji yanaweza kutambuliwa kama ifuatavyo:

• Kupunguza muda wa mchakato hati mara 10.
• Kupunguza gharama za ofisi katika nusu.

Nyaraka Electronic kati ya mashirika: jinsi inavyofanya kazi

Kwa mujibu wa sheria za ndani, nyaraka za elektroniki kati ya mashirika hufanywa na ridhaa ya pande zote mbili. Kwa ajili ya kubadilishana data, ni muhimu kwamba washiriki wote walikuwa na uhusiano na vifaa wa operator. Next, user mahitaji ya kutuma ombi la kuongeza kwenye orodha ya counterparties. Baada ya uthibitisho mfumo washiriki wanaweza kuwasiliana.

EDI Moduli itabidi kufanya kazi zifuatazo:

• Mualike counterparties ya kubadilishana data.
• Kutoa kitabu cha anwani.
• Ushirikiano na programu ya uhasibu kama vile 1C.
• Ingia na kuficha nyaraka.
• Muundo mawasiliano.
• Kufuatilia hali ya herufi.

Electronic hati kati ya mashirika pili kwa kutumia vyeti. Kuunganisha kwa seva na kujitambulisha ni kazi kwa njia ya cheti binafsi digital. Electronic sahihi inatolewa kwa kila mtumiaji wa mfumo, kuhifadhiwa kwenye vyombo vya habari vya elektroniki ya ulinzi na Token PIN code. mtumiaji lazima kuingia login password yao ya ofisi binafsi. Tu baada ya kuwa itakuwa kupata hati zao.

Kuanzisha mchakato wa kubadilishana Unaweza mwanachama yeyote wa shirika, kushikamana na mfumo. Kabla ya kutuma hati kwa chama kingine, ni lazima saini na saini za elektroniki. Operesheni hii ni kazi kwa njia ya "Crypto" mpango. hati kutumwa kupitia EDI. mkandarasi mfanyakazi anapata taarifa ya hati mpya. Kama yeye anapokea yake, yeye pia unaweka EDS. Kama unataka kufanya mabadiliko ya hati, inajenga umeme wake mpya version. Baada ya kumaliza editing, unataka kuhifadhi mabadiliko yoyote kwa kutumia saini ya elektroniki. hati ni kisha kutumwa kwa mabadiliko ya mot. Inapobidi kufanya elektroniki vinavyolingana habari.

Kama unataka kwa mara nyingine tena kufanya mabadiliko, basi utaratibu mzima ni mara kwa mara nyingine tena. Kama madai ya toleo jipya haipo, hati inaheshimiwa. sampuli ya mwisho ni kuchukuliwa kuwa sahihi na sahihi mbili ya elektroniki. matoleo Ce hati kuhifadhiwa kwenye seva na vinapatikana. Mara baada ya sampuli anapewa hadhi ya sasa, kurekebisha hati haitafanya kazi. Kuchanganyikiwa mikataba kutokana hali "Kimeghairiwa". Hapa ni jinsi ya kufanya nyaraka za elektroniki kati ya mashirika.

vifaa

Kinachohitajika kwa hati za elektroniki kati ya mashirika? Kwanza, ni lazima kuchagua mtoa huduma na kufunga programu maalum ya kubadilishana habari. Pili, na kila mot ambayo shirika inatarajia kufanya barua pepe, unahitaji kuingia "Mkataba juu ya kubadilishana hati za elektroniki."

Pia ni muhimu kuanzisha EDI server ambayo kuhifadhi nyaraka zote. Ni inaweza kuwa kama vifaa vya wateja, na "wingu" hifadhi. Upatikanaji wa data kutoka nje ya mfumo kwa njia ya maombi, ambayo imewekwa kwenye vifaa vya shirika. mwingiliano wa kompyuta na seva ni kufanyika juu ya HTTP kwa usimbaji hiari SSL 128. Upatikanaji wa nyaraka unafanywa tu kwa interface ya maombi na baada ya kupita uthibitisho.

EDC mradi

mchakato automatisering mradi inaweza kudumu kwa miezi kadhaa kwa miaka kadhaa. Muda moja kwa moja inategemea idadi ya michakato ambayo haja automation, rasilimali na uwezo wa kifedha wa shirika. MUHTASARI mzunguko utekelezaji EDC kama ifuatavyo:

• Uumbaji wa kikundi kazi.
• Malezi ya malengo, muda wa mwisho na bajeti.
• utafiti wa taratibu zilizopo.
• Kuendeleza kazi.
• Vyrob EDI mfumo.
• Kusaini makubaliano ya utekelezaji wa SED.
• Kupitishwa kwa kanuni.
• Kujaza saraka za mfumo.
• mafunzo ya wafanyakazi.
• Kufanya vipimo awali.
• uchapishaji ya utekelezaji wa SED utaratibu.
• Zaidi ya hayo maendeleo ya programu na kazi ya sheria.
• uzinduzi wa mradi wa majaribio.
• Full kikubwa mpito kwa EDI.

makosa EDI utekelezaji

Katika mchakato wa automation ya nyaraka wanapaswa kupewa kipaumbele maalum kwa taratibu ambazo sheria inahitaji kuwepo kwa carrier karatasi. Duplicate nyaraka karatasi kielektroniki haiwezekani. Hii kwa kiasi kikubwa kupungua chini ya mchakato wa kazi na kusababisha mtazamo hasi dhidi ya automation katika mchakato mzima. Utekelezaji wa kazi mbili hakuna mtu inalipa.

Katika mchakato wa utekelezaji wa kanuni mpya iundwe kufanya kazi na nyaraka, kutoa mafunzo kwa wafanyakazi, na kisha tu kushiriki katika utekelezaji kamili. Hii inaweza kupatikana tu kama kufikisha kwa wafanyakazi faida za kutumia teknolojia mpya.

Mwingine makosa maarufu - Utafiti maskini na mahitaji SED. Kama watumiaji kufanya kazi katika mfumo kama haijasanidiwa, basi mchakato EDI tofauti na ile iliyopitishwa mwaka shirika.

Nyaraka Electronic kati ya mashirika: faida na hasara

faida:

• Kupunguza kwa mbele hati ya awali na gharama za barua pepe.
• Kuokoa nafasi kwa ajili ya kuhifadhi ya nyaraka. Ni yote iliyohifadhiwa kwenye fomu za elektroniki.
• Rahisi kutumia. Kutuma kwa waraka ni kazi kutoka sehemu moja. search ya haraka ya hati pili na hali (alimtuma, alipokea na kukubalika kwa r. D.).
• Instant kujifungua. Maelezo yote anapata alimtuma kwa mpokeaji katika sekunde chache.
• hati hawezi kupotea hadi kumalizika kwa hifadhi yake katika mfumo.

hasara:

• Kutumia bidhaa lazima kununua leseni ambayo gharama za fedha.
• Kuwasiliana mara nyingi tu kati ya washiriki wa mfumo huo.
• Nyaraka Electronic kati ya mashirika katika 1C au kutumia programu nyingine yoyote tofauti na mpango awali kutumika. Pamoja na kuanzishwa kwa algorithm mpya, wafanyakazi wote una maswali kuhusu uendeshaji wa biashara.
• vifaa vya kiufundi. Kabla ya kuanzishwa kwa EDI shirika mahitaji ya kununua vifaa na kuandaa wafanyakazi wa kusimamia mfumo mpya.
• EDM ni kazi kwa kutumia saini ya elektroniki, uhalali wa ambayo ni mwaka 1. Ni muhimu kufuatilia na mara moja update vyeti. Pia ni muhimu kudhibiti utendaji wa vyeti makandarasi, ili kuepuka matatizo na kodi.

kanuni za kisheria

vitendo gani unaozidi kuongezeka umewekwa hati za elektroniki kati ya mashirika? sheria ya Urusi ni pamoja na Shirikisho Sheria №63 «On sahihi ya elektroniki", sheria za hati katika Shirikisho Kodi ya Huduma kusajiliwa katika utaratibu wa Wizara ya Fedha ya simu MMV-7-2 / 168. Mashirika EDI kati maagizo kwa misingi ya Fedha № 50n. Masharti ya msingi ya uhasibu nyaraka interchange katika mfumo wa kielektroniki kinachotakiwa katika Shirikisho Kodi ya Huduma Order idadi MMV-7-6 / 36 @. waendeshaji wote katika EDM mchakato shughuli wanapaswa kuongozwa na Amri ya Shirikisho Kodi ya Huduma № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Nyaraka Electronic kati ya mashirika "VLSI" anatoa wateja faida zifuatazo:

• Unaweza kutuma nyaraka kwa shirika lolote kwamba ni kusajiliwa katika wilaya ya Shirikisho la Urusi. Kama mot haihusiki katika "VLSI" mfumo, mfanyakazi tu kuwasiliana na mwakilishi wa shirika na kutuma kwa barua pepe mwaliko wa kushiriki katika mfumo. Mara baada ya uthibitisho kubadilishana taarifa kati ya washiriki utafanyika bila ya mshirika.
• Kufunga programu kwenye kompyuta si lazima. Kutosha kuwa toleo la sasa la browser yako na kupata internet.
• Kufanya kazi na data hahitaji mpango maalum. Kama ripoti ya awali tayari katika programu ya wengine, kama vile 1 C, inawezekana configure ushirikiano na "VLSI" mfumo.
• kiwango fomu ya hati haiwezi kuweka. Unaweza kutuma maandishi, files spreadsheet, picha na kadhalika D..

SKB "Kontur"

Moja ya watengenezaji programu ya kwanza katika Urusi ni pia kushiriki katika utoaji wa vifaa, kwa njia ambayo nyaraka za elektroniki kati ya mashirika. "Contour" DiaDoc alibuni mfumo ambao kubadilishana hati za elektroniki. hulka ya mfumo ni kwamba kufikia data zinaweza kupatikana wakati nje ya nchi. Kwa ajili hiyo kampuni ina maendeleo katika ushuru roaming. Kama taka, data mono kupata njia ya API.

Je, unahitaji?

Kuungana EDI, makampuni haja ya kununua:

• leseni ya programu,
• server,
• kuboresha vifaa,
• kutoa mafunzo kwa wafanyakazi;
• Customize na kuunganisha ECM kwa kutumia na matumizi ya ndani.

Uwekezaji kama haja ya kutekeleza ili kuungana hati za elektroniki kati ya shirika? kuingizwa katika gharama ya ushauri na msaada wa kiufundi, na taarifa za programu SED - hatua ya pili ya uwekezaji. Gharama hizi kulipa kila mwezi.

hitimisho

Kuchukua nafasi ya karatasi yenye makao barua pepe fika. Ni si tu inapunguza gharama ya shirika kufanya taratibu, lakini pia kuongezeka kwa ufanisi wa biashara kwa ujumla. Kwa EDI mafanikio kazi, unahitaji wazi kuunda malengo na utekelezaji wa mfumo wa kurekebisha vifaa kwa usahihi.